Toutes les associations sont soumise au RGPD (règlement général sur la protection des données) lorsqu’elles traitent des données à caractère personnel notamment de ses adhérent.e.s.

Une « donnée personnelle » est « toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable ».

Une personne peut être identifiée :

• directement (exemple : nom, prénom)
• ou indirectement (exemple : par un identifiant (n° client), un numéro de téléphone, une donnée biométrique, plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale, mais aussi la voix ou l’image).

L’identification d’une personne physique peut être réalisée :

• à partir d’une seule donnée (exemple : numéro de sécurité sociale, ADN)
• à partir du croisement d’un ensemble de données (exemple : une femme vivant à telle adresse, née tel jour, abonnée à tel magazine et militant dans telle association)

La Commission Nationale de l’Information et des Libertés (CNIL) propose d’adopter 6 réflexes :

1 - Ne collectez que les données vraiment nécessaires pour atteindre votre objectif

Les données sont collectées pour un but bien déterminé et légitime et ne sont pas traitées ultérieurement de façon incompatible avec cet objectif initial.
Le principe de finalité limite la manière dont vous pourrez utiliser ou réutiliser ces données dans le futur et évite la collecte de données « au cas où ».
Le principe de minimisation limite la collecte aux seules données strictement nécessaires à la réalisation de votre objectif.

2 - Soyez transparent

Les individus doivent conserver la maîtrise des données qui les concernent. Cela suppose qu’ils soient clairement informés de l’utilisation qui sera faite de leurs données dès leur collecte. Les données ne peuvent en aucun cas être collectées à leur insu. Les personnes doivent également être informées de leurs droits et des modalités d’exercice de ces droits.

3 - Organisez et facilitez l’exercice des droits des personnes

Vous devez organiser des modalités permettant aux personnes d’exercer leurs droits et répondre dans les meilleurs délais à ces demandes de consultation ou d’accès, de rectification ou de suppression des données, voire d’opposition, sauf si le traitement répond à une obligation légale (par exemple, un administré ne peut s’opposer à figurer dans un fichier d’état civil). Ces droits doivent pouvoir s’exercer par voie électronique à partir d’une adresse dédiée.

4 - Fixez des durées de conservation

Vous ne pouvez pas conserver les données indéfiniment.
Elles ne sont conservées en « base active », c’est-à-dire la gestion courante, que le temps strictement nécessaire à la réalisation de l’objectif poursuivi. Elles doivent être par la suite détruites, anonymisées ou archivées dans le respect des obligations légales applicables en matière de conservation des archives publiques.

5 - Sécurisez les données et identifiez les risques

Vous devez prendre toutes les mesures utiles pour garantir la sécurité des données : sécurité physique ou sécurité informatique, sécurisation des locaux, armoires et postes de travail, gestion stricte des habilitations et droits d’accès informatiques. Cela consiste aussi à s’assurer que seuls les tiers autorisés par des textes ont accès aux données. Ces mesures sont adaptées en fonction de la sensibilité des données ou des risques qui peuvent peser sur les personnes en cas d’incident de sécurité.

6 - Inscrivez la mise en conformité dans une démarche continue

La conformité n’est pas gravée dans le marbre et figée.
Elle dépend du bon respect au quotidien par les agents, à tous les niveaux, des principes et mesures mis en œuvre.
Vérifiez régulièrement que les traitements n’ont pas évolué, que les procédures et les mesures de sécurité mises en place sont bien respectées et adaptez-les si besoin.

La CNIL a élaboré un guide de sensibilisation au RGPD pour accompagner les structures associatives dans leur mise en conformité, que vous pouvez télécharger ci-dessous :